Ihr seid frisch verlobt oder habt endlich den Entschluss gefasst, die Hochzeitsplanung nun so richtig anzugehen? Herzlichen Glückwunsch! Der Moment, in dem die Planung richtig losgeht, ist total aufregend – und oft auch ein bisschen überwältigend.
Als Hochzeitsplanerin aus dem Raum Stuttgart begleite ich jedes Jahr viele Paare durch genau diesen Prozess und weiß: die ersten Schritte sind entscheidend und legen das Fundament für eine entspannte und wundervolle Hochzeit. Diese Checkliste hilft euch dabei, nichts Wichtiges zu vergessen und die besten Optionen zu sichern.
1. Budget festlegen – der allererste und wichtigste Schritt
Bevor Ihr Locations recherchiert, Dienstleister kontaktiert und Euch auf Pinterest etc. verliert, sol
ltet Ihr ein realistisches Budget definieren. Das Budget ist der Rahmen für alle weiteren
Entscheidungen und verhindert später böse Überraschungen.
Warum eigentlich zuerst das Budget?
- Das Budget bestimmt, welche Locations, Dienstleister und Extras im Rahmen liegen.
- Ihr vermeidet Enttäuschungen, wenn Ihr von Anfang an einen klaren Rahmen im Hinterkopf habt und könnt realistisch mit den verschiedenen Dienstleistern ins Gespräch gehen und planen.
- Ihr habt von Anfang an etwas mehr Sicherheit und Klarheit.
Durchschnittliche Kostenaufteilungen in Deutschland
- 35-40% Location & Catering – überlegt Euch hier: was kostet es uns zu zweit in unserem Lieblingsrestaurant essen zu gehen? – dann habt Ihr bereits einen ungefähren Anhaltspunkt welche Kosten für das Catering in etwa pro Person auf Euch zukommen (hinzu kommen dann noch Kosten für Service und Getränke für den Abend)
- 10-15% Fotograf + Videograf
- 10-12% Planung
- 10-12% Blumen + Deko
- 10% Musik / DJ / Band
- 10% Outfits + Accessoires
- Rest: Papeterie, Trauung, Add-Ons
WICHTIG: Es handelt sich hier lediglich um Durchschnittswerte.. Die Prozentsätze variieren bei jeder Planung und hängen stark von den individuellen Bedürfnissen und Schwerpunkten des jeweiligen Brautpaars ab.
Praktische Tipps für den Budget-Start:
- Setzt Euch zusammen und besprecht: was könnt und wollt Ihr für die Hochzeit investieren?
- Legt gemeinsam Eure Prioritäten fest: Wofür wollt Ihr vielleicht mehr ausgeben, wo eher sparen?
- Falls Ihr sparen möchtet, plant von Anfang an folgende Spartipps mit ein: regionale Dienstleister, Wochentag oder Nebensaison, DIY-Projekte
2. Location buchen – der Dreh- und Angelpunkt Eurer Planung
Sobald das Budget steht, geht es an die Location – sie ist das Herz Eurer Feier und meist am schnellsten vergeben.
Die Location ist deshalb so wichtig, da hier der weitere Lauf der Hochzeitsplanung entschieden wird:
- Bietet die Location eigenes Catering und Servicepersonal an?
- Bestehen Bindungen an bestimmte Caterer und / oder andere Dienstleister?
- Welches Mobiliar steht zur Verfügung?
- Welche Dekoartikel sind bereits vorhanden oder können über die Location bezogen werden?
- Wie ist die Infrastruktur? Können Gäste vor Ort übernachten? Wird ein Shuttle-Service benötigt?
Diese und weitere wichtige Punkte ergeben sich durch die Wahl der Location.
Wie Ihr vorgehen solltet:
- Fragt mindestens 3-5 Locations nach Verfügbarkeit in Eurem Wunschzeitraum an.
- Achtet dabei auf die maximale Gästeanzahl, Indoor- und Outdoor-Optionen, Exklusivität und besondere Bedürfnisse (Bspw. Barrierefrei, Übernachtung vor Ort möglich, etc.)
- Passt die Location ins Budget? Dann vereinbar möglichst zeitnahe Besichtigungen.
- Wenn alles passt: Location buchen!
3. Save-the-Date planen und versenden
Eure Gäste brauchen ausreichend Vorlauf, besonders bei Urlaubszeiten oder auswärtigen Gästen.
Idealer Zeitpunkt: 12–18 Monate vor der Hochzeit Ideen für euren Save-the-Date:
- Klassische Karte in eurem Stil und euren Farben
- Mit einem schönen Verlobungsfoto – persönlich und emotional
- Digitale Variante (nachhaltig, schnell und kostengünstig)
Die Save-the-Date-Karte gibt den ersten Eindruck von eurem Hochzeitsstil.
Weitere wichtige erste Schritte
- Erste Gästeliste skizzieren (hilft bei Location- und Budgetplanung)
- Moodboard anlegen (Farben, Stil, Inspirationen sammeln)
- Erste Recherche nach Fotograf, DJ und Florist starten
Fazit: Mit klarem Budget und frühen Schritten entspannt feiern
Ein solides Budget und die ersten Buchungen geben euch Sicherheit und Freude für den Rest der Planung. Je früher ihr startet, desto größer ist die Auswahl – aber auch später ist alles machbar.
Braucht ihr Unterstützung beim Budget, der Location-Suche oder der gesamten Organisation? Ich bin als eure Hochzeitsplanerin im Großraum Stuttgart und Deutschland gerne für euch da – von der ersten Idee bis zum großen Tag.
Schreibt mir gerne für eine unverbindliche Beratung!
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Ladet euch hier meine Checkliste herunter – mit allen wichtigen Punkten und Platz zum Abhaken:
Ich freue mich auf eure Geschichten!
Eure Rebecca
